Office Manager/in Finanzen und Beschaffung (m/w/d)

Die Papenfuss Development GmbH ist ein innovatives Entwicklungsbüro, das kreative Lösungen im Bereich Produktentwicklung und Technologie bietet. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierte/n Office Manager/in mit Schwerpunkt Finanzen und Beschaffung, der/die unsere Büroabläufe koordiniert und den finanziellen Überblick behält.

Ihre Aufgaben

Finanzmanagement

• Erstellung, Prüfung und Nachverfolgung von Rechnungen und Angeboten.
• Verwaltung von Zahlungseingängen und Ausgaben.
• Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und Vorbereitung der Unterlagen für Steuerprüfungen.
• Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.
• Überwachung der Budgetplanung und -kontrolle.

Beschaffung und Sourcing

• Sourcing und Einkauf von Bürobedarf, technischen Geräten und anderen Ressourcen
• Verwaltung der Lieferantenbeziehungen und Verhandlung von Konditionen.
• Pflege und Optimierung des Inventarbestands.

Lizenz- und Vertragsmanagement

• Verwaltung und Aktualisierung von Softwarelizenzen (z.B. Adobe, SolidWorks) und Verträgen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Lizenzbestimmungen und deren fristgerechte Erneuerung.

Allgemeine Büroorganisation

• Koordination und Verwaltung von administrativen Abläufen im Büro.
• Organisation und Pflege von Akten sowie der elektronischen Ablage.
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Unterstützung des Teams

• Verwaltung und Abwicklung von Reisekostenabrechnungen und Ähnlichem.
• Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen zu bürobezogenen Themen.
• Organisation und Planung von Meetings und Events.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Finanz- und Rechnungswesen sowie in der Büroorganisation.
• Erfahrung im Umgang mit Buchhaltungssystemen und Rechnungswesen-Software.
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Kenntnisse im Lizenz- und Vertragsmanagement sowie im Sourcing von Vorteil.
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.

Wir bieten

• Festanstellung in Vollzeit.
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position.
• Flache Hierarchien und ein angenehmes Arbeitsumfeld.
• Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung.
• Angenehmes und kreatives Arbeiten in einem ehemaligen Industriebau mitten in Weimar.

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin per E-Mail an a.papenfuss(at)papenfuss-development.com. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Kontakt und Information
Andreas Papenfuss
Telefon: +49.36 43.77 60 29 
a.papenfuss@papenfuss-development.com